ACTIVITES LIEES A LA DIRECTION GENERALE :
• Il/Elle devra procéder au triage par importance des informations mises à sa disposition pour sélectionner les actions prioritaires et devra préparer l’ensemble des dossiers
préparatoires aux réunions.
• Il/Elle organise les dossiers demandés et effectue des travaux de classement et d’archivage.
• Lors des réunions, il/elle s’occupe des prises de note et rédige un rapport pour le transmettre aux personnes concernées.
• Assure la préparation et le suivi de dossiers pour la directrice générale (présentations, rapports, comptes rendus…)
• Création et mise à jour de supports et outils administratifs en lien avec le service Qualité du GAP
• Assure le suivi de tout projet ou toute mission sur demande de la Directrice Générale
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, …).
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de la Directrice générale (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
• Assurer en amont la préparation et en aval le suivi des dossiers.
• Gère les fichiers administrateurs, personnes ressources, bénévoles, divers membres et partenaires
• Organise et assure la gestion du planning annuel des réunions internes et externes du GAP
• Veille à la bonne gestion et à la coordination de l’agenda de la Directrice générale et du calendrier institutionnel
• Assure la coordination du courrier et des e-mails internes (réception, tri, analyse et répartition)
• S’assure du circuit des parapheurs
• Est responsable du classement et de l’archivage (papier et électronique)
• Réalise les commandes de consommables bureautiques et les commandes alimentaires de la direction générale
• Prépare et organise diverses manifestations (AG, réunions cadres administrateurs, inaugurations, vœux…) : gestion logistique et matérielle, accueil…
• Il/Elle assure une fonction d’intermédiaire entre son/sa supérieur(e) et les différents acteurs et partenaires du GAP. Pour ce faire, il/elle communique par téléphone ou par courriers électroniques les renseignements à diffuser dans tous les services concernés.
• Il/Elle est le représentant direct(e) de la Directrice générale à l’externe ou à l’interne du GAP. Il/Elle est en étroite relation avec les collaborateurs et partenaires de l’association.
C’est une personne de confiance pour l’organisation.

VIE ASSOCIATIVE :
• Prépare les réunions des Conseils d’Administration, Bureaux, AG
• Est présente, prend des notes et réalise pour l’ensemble du GAP des comptes rendus des Conseils d’Administration, AG, diverses réunions
• Traitement des demandes du Président et des membres du bureau
• Tenue et suivi des registres et documents de l’Association (Statuts, mises à jour en préfecture…)

Communication interne
• Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, rapports, comptes rendus…).
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services ou de l’extérieur aux services concernés à partir des
consignes de la DG)

AUTRES ACTIVITÉS
• Participer à l’organisation de la logistique des recrutements et des formations.
• Assurer le suivi des tableaux d’activité du GAP (RH, Financier, Activité) et suivre les échéances qui nous incombent
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
• Participe à l’élaboration de dossiers : Renouvellement habilitation, Renouvellement autorisation de frais de siège pour le GAP, Appels d’offres
• Réaliser un suivi administratif du personnel (horaires, réunions d’équipe de la DG…)
• Assurer le suivi des relations de partenariat et de mécénat sous l’autorité de la directrice générale
• Apporter un soutien technique à l’ensemble des dossiers de demande de subvention et appels à projet du groupement